FAQ - Často kladené otázky

Obecné dotazy

Kolik stojí jedna licence? Kdo je uživatel Backy?

V Backy za jednoho uživatele zaplatíte 400,- Kč (bez DPH) za měsíc.
Nejde tedy o počet zaměstnanců, ale o reálný počet uživatelů Backy, protože každý zaměstnanec ji nemusí používat.

Jak přidat nového uživatele a nastavit jeho práva?

Uživatele můžete do Backy pozvat v sekci Nastavení / Správa přístupů kliknutím na tlačítko Pozvat do Backy.
Zde zadejte e-mail uživatele a vyberte, kterému zaměstnanci se má e-mail přiřadit. Pak už jen stačí kliknout, jestli uživatel bude mít práva správce nebo ne. Po odeslání pozvánky přijde uživateli e-mail s aktivací. Odteď už může Backy používat.

Jak funguje paušál na BACKY?

  • Paušál se hradí měsíčně nebo ročně.
  • Faktury se vystavují automaticky - online nebo v PDF.
  • Platební metoda je formou Platební karty.
  • Paušál si můžete nastavit v sekci Nastavení / Vyúčtování a fakturace.

Jak se liší zkušební verze BACKY od placené?

Ve zkušební verzi nejsou funkce systému nijak omezeny. Limit je pouze v počtu zaměstnanců, které si můžete vytvořit. Tento limit je stanoven na 3 zaměstnance.

Kdy mi vyprší zkušební verze?

Když si objednáte Backy 15. dne v měsíci, za 30 dnů, tj. do 14.dne následujícího měsíce, Vám poběží zkušební verze.

Přijde mi upozornění na platbu za Backy?

Ano, před vypršením data sjednané služby Vám přijde upozornění (faktura), na Váš kontaktní e-mail. Platbu můžete jednoduše uskutečnit on-line pomocí přednastavené platební karty.

Pokud nezaplatím, Backy mi přestane hned fungovat?

Pokud neobdržíme platbu na další měsíc, Backy se přepne do režimu umožňující jen náhled a po 14 dnech dojde k zablokování (neumožníme Vám přístup do Backy).

Když mi nepřijde registrační, resp. potvrzovací e-mail?

Zkuste prohledat všechny složky Vaší poštovní e-mailové schránky. Zkuste se zaregistrovat opětovně a pokud i tak budete mít problém s registrací, kontaktujte nás a my vše napravíme.

Co mám dělat, když chci zrušit registraci?

V případě, že chcete zrušit registraci, tak v sekci Nastavení / Vyúčtování a fakturace kliknete na tlačítko „X Zrušit předplatné“. Následně máte Backy k dispozici do konce fakturačního období v plné verzi a následujících 14 dnů v režimu umožňující pouze náhled.

Nastavení

Kde vytvořím zaměstnance a jak se liší od uživatele?

Zaměstnance si můžete vytvořit v sekci Zaměstnanci / Seznam zaměstnanců kliknutím na tlačítko Nový zaměstnanec. Zaměstnanci nezapomeňte správně vyplnit všechny údaje.

Rozdíl mezi zaměstnancem a uživatelem BACKY je ten, že zaměstnanec může být pouze vyplněný profil, ke kterému není přiřazen žádný uživatel. Ve firmě tedy můžete mít 100 zaměstnanců, ale jen např. 20 jich bude reálně používat BACKY.

Jak funguje docházka a jak ji spravovat?

V docházce najdete nejen kolik jste za aktuální měsíc odpracovali hodin, ale také, kolik máte hodin fakturačních či nefakturačních, kolik jste vyčerpali dovolené nebo také např. kolik pracovních hodin má aktuálně zvolený měsíc.

Docházku si můžete filtrovat podle měsíců a roků. Vždy máte také aktuální měsíc zobrazený i graficky, kde se jednotlivé denní záznamy odlišují barvami.

Jak jednoduše zjistím, kdo bude chybět v práci?

V sekci Zaměstnanci / Nepřítomnost uvidíte jednoduchý přehled všech uživatelů Backy ve Vaší firmě a jejich naplánovanou nepřítomnost (dovolená nebo lékař).

Doporučujeme si proto vždy pravidelně doplňovat docházku, aby byl ve firmě aktuální přehled.

Jak vytvořit nový kontakt?

Kontakt si můžete vytvořit v sekci Kontakty / Seznam kontaktů kliknutím na tlačítko Nový kontakt. Zde budete muset vyplnit všechna povinná pole. Dbejte prosím na správnost zadaných údajů.

Předdefinované položky některých polí si můžete vytvořit nebo upravit v Nastavení / Číselníky.

Co všechno si můžete nastavit ve filtru kontaktů?

Kontakty si můžete filtrovat podle údajů, které k nim v databázi náleží. Vyhledávání funguje tím způsobem, že stačí zadat aspoň část řetězce. Vyhledají se všechny výsledky, které Vámi zadaný řetězec obsahují.

K čemu slouží leady a jak je používat?

Lead je ten kontakt, který projevil zájem o Vaše služby. Např. proklikem z reklamy nebo zaregistrováním dema Vašeho produktu. Může to být také kontakt s velkou nadějí na přeměnu v zákazníka. Slovo lead nemá zatím český ekvivalent.

Jak vytvořit nový lead?

Ruční vytvoření leadu

V sekci Kontakty / Leady klikněte na tlačítko Vytvořit lead. Zde vyplňte co nejvíce údajů, které o leadu máte. Některé údaje jsou povinné. Je to tak proto, abyste o leadu (zákazníkovi) měli co nejvíc informací až s ním budete jednat nebo jej budete potřebovat kontaktovat.

Předdefinované položky některých polí si můžete vytvořit nebo upravit v Nastavení / Číselníky.

Automatické vytvoření leadu

Backy můžete díky naší API dokumentaci napojit na Váš systém. Přes API do ní budete posílat data. Backy je automaticky zpracuje a nahraje do Vašeho účtu.

Pokud budete potřebovat poradit s nastavením napojení na Backy, tak se nám ozvěte, rádi Vám pomůžeme.

Jak vytvořit obchodní případ?

Obchodní případ vytvoříme v sekci Obchod / Obchodní případy kliknutím na tlačítko Vytvořit obchodní případ. U obchodního případu vyplníme všechna povinná pole. Dbejte prosím na správnost zadaných údajů.

Předdefinované položky některých polí si můžete vytvořit nebo upravit v Nastavení / Číselníky.

Jak si naplánovat aktivitu v kalendáři?

Aktivitu si můžete jednoduše vytvořit v sekci Obchod / Plánování aktivit kliknutím na tlačítko Přidat aktivitu.

Jakmile ji přidáte, tak se objeví v kalendáři aktivit. Ten je sdílený mezi všemi uživateli Vašeho účtu Backy. Všichni si tedy mohou zobrazit, kdy např. máte schůzku, nebo kdy máte v plánu vyčistit kávovar.

Na co slouží produkt a jak ho využívat?

Produkt v Backy je vlastně to, co Vaše firma nabízí. U firmy s online službami to může být např. tvorba webu. U firmy, která se specializuje na sklo, to může být např. oprava okna.

Na základě poptávky zákazníka jsou produkty přiřazovány k obchodním případům.

Jak vytvořit kategorii produktů?

Kategorii produktů si můžete vytvořit v sekci Obchod / Kategorie produktů kliknutím na tlačítko Vytvořit kategorii.

Při tvorbě kategorie produktů musíte zadat název kategorie a zvolit, jakou má mít barvu. Tato barva se bude pro Vaši lepší orientaci zobrazovat napříč Backy.

Doporučuji Vám si vybrat nejlépe takové barvy, na které jste již ve firmě zvyklí. Sjednotíte tím Backy s Vaším pracovním prostředím.

Jak vytvořit nový projekt?

Projekt si můžete vytvořit v sekci Projekty kliknutím na tlačítko Vytvořit nový projekt. Pod projekt si můžete ukládat úkoly a v samotném projektu pak uvidíte kompletní přehled. Ať už se jedná o čas strávený nad úkoly nebo úkoly, které čekají na splnění.

Jak vytvořit nový úkol?

Úkol si můžete vytvořit v sekci Úkoly kliknutím na tlačítko Vytvořit nový úkol.

Jak vytvořit složku?

V sekci Soubory najdete Váš kořenový adresář. V něm si můžete vytvořit podsložky a do nich nahrát soubory.

Soubory v Backy fungují jako klasický souborový systém, který můžete najít v různých operačních systémech (např. Windows).

Jak nahrát soubor?

Soubor si můžete nahrát v sekci Soubory kliknutím na tlačítko Nahrát soubor. Vždy dávejte pozor na to, do jakého adresáře chcete soubor nahrát.

Přípony souborů v Backy omezeny nejsou, můžete tedy nahrát jakýkoliv soubor. Omezena je ovšem velikost, a to maximálně do 15 MB.

Jak vytvořit docházkové pravidlo?

Docházkové pravidlo si můžete vytvořit v sekci Nastavení / Docházka kliknutím na tlačítko Vytvořit pravidlo.

Zde si vytvoříte název a zkratku pravidla a také zařadíte pravidlo do správného typu. Pravidel můžete mít více pro více druhů docházek ve Vaší firmě. Jeden typ docházky mohou mít třeba pracovníci na zákaznické podpoře a jiný obchodní zástupci. Je tedy potřeba si vytvořit pravidlo pro dny a pravidlo pro dovolené a ty zaobalit do týdenního pravidla, které vše zastřešuje. Typy si vysvětlíme níže.

Denní pravidlo

Zde si zvolíte všechny parametry, které má denní pracovní doba u Vás ve firmě splňovat. Denní pravidlo je potřeba vytvořit před týdenním pravidlem, protože týdenní pravidlo s ním bude pracovat.

Core hours je rozmezí času, kdy musí být zaměstnanec přítomen v práci.

Pravidlo pro dovolené a sickdays

Zde si jednoduše zvolíte, kolik dní dovolené a kolik sickdays bude mít zaměstnanec k dispozici.

Týdenní pravidlo

V týdenním pravidlu si zvolíte, jaká pravidla mají být zvolena pro běžný denní režim, pro svátky a pro dovolené. Také zde můžete zvolit, jestli si zaměstnanci sami mohou schvalovat změny v docházce nebo ne.

Co je to číselník?

Číselník je vlastně nástroj pro tvorbu předdefinovaných hodnot, se kterými pracujete napříč celou Backy.

V každé kategorii číselníku si zvolíte, co se má zobrazovat u vybrané sekce. Když si pro příklad zvolíme číselník Stavu úkolů, tak se zamyslíme, v jakém stavu se úkol může nacházet. Pro náš příklad vytvoříme následující stavy úkolu:

  • Ke zpracování
  • V řešení
  • Testování
  • Dokončeno

Když je číselník Stavu úkolů nastaven, tak zaměstnanec může vybrat při vytváření jen předdefinované hodnoty pro pole Stav úkolu.

Tímto způsobem to funguje pro všechny předdefinované hodnoty v Backy. Můžete si Backy tedy upravit podle vlastních představ a používat termíny, které již máte ve firmě zažité.